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Aufgabenliste als Excel-Vorlage mit Prioritäten

Eine Aufgabenliste für Excel, die Ihnen sagt, was zuerst dran ist. Sie tragen jede Aufgabe mit Termin und Person ein und beantworten zwei Fragen: Ist sie wichtig? Ist sie dringend? Daraus rechnet die Datei eine Priorität von 1 bis 4. Eine Ampel zeigt, was überfällig ist, was heute fällig wird und was bald ansteht. Wer lieber mit Stift arbeitet, druckt die PDF mit Tagesliste, Wochenliste und Prioritäten-Matrix aus.

Kostenlos

Kostenlos und ohne Anmeldung.

Dateien
Excel-Datei mit Priorität, Termin-Ampel, Filter und Übersicht (Excel, 79 KB)
PDF mit 8 Seiten zum Ausdrucken (PDF, 8 Seiten, 764 KB)
Thema
Aufgaben ordnen
Lizenz
Nutzung im eigenen Haushalt oder eigenen Betrieb. Lizenz lesen
Version
1.0, Stand 2026-11-08
Hand schreibt mit einem blauen Kugelschreiber in eine ausgedruckte Prioritäten-Matrix mit vier farbigen Feldern, daneben eine ausgedruckte Aufgabenliste, Kaffeetasse und Haftnotizen
Morgens wird jede neue Aufgabe einmal einsortiert: wichtig oder nicht, dringend oder nicht. Danach ist klar, womit der Tag beginnt und was warten kann.

Was ist drin?

Für wen?

Für Büros und kleine Teams, die wissen wollen, wer was bis wann erledigt. Selbstständige behalten damit Kundenaufträge und Verwaltung im Blick. Auch privat hilft die Liste, wenn neben dem Alltag viele Erledigungen anstehen.

Gut zu wissen

Die Priorität entsteht aus zwei einfachen Fragen. Was wichtig und dringend ist, erledigen Sie sofort. Wichtige Aufgaben ohne Eile bekommen einen festen Termin im Kalender. Dringendes, das nicht wichtig ist, geben Sie ab oder erledigen es schnell. Der Rest kann warten oder fällt weg. Lassen Sie das Feld „Dringend?“ leer, rechnet die Datei mit dem Termin: Rückt er auf drei Tage oder weniger heran, steigt die Priorität von selbst. Die drei Tage können Sie im Blatt Einstellungen ändern.

Häufige Fragen

Wie rechnet die Datei die Priorität aus?

Sie wählen bei jeder Aufgabe, ob sie wichtig ist und ob sie dringend ist. Wichtig und dringend ergibt Prio 1, nur wichtig Prio 2, nur dringend Prio 3 und keins von beiden Prio 4. Neben der Zahl steht, was zu tun ist, zum Beispiel „Termin planen“.

Kann jede Person nur ihre eigenen Aufgaben sehen?

Ja. Im Blatt „Meine Liste“ wählen Sie oben eine Person, einen Status und eine Kategorie. Darunter stehen nur die passenden Aufgaben, sortiert nach Priorität und Termin. Diese Ansicht lässt sich direkt im Querformat drucken.

Was bedeuten die Farben in der Spalte Termin?

Rot heißt überfällig, Orange heißt heute fällig. Gelb steht für Aufgaben, die innerhalb der Vorwarnzeit fällig werden. Grün zeigt alles, was später kommt. Erledigte Aufgaben werden grau und durchgestrichen.

Funktioniert die Datei ohne Excel?

Die Datei arbeitet nur mit Formeln und ohne Makros. Sie öffnet sich auch in LibreOffice Calc und Google Tabellen. Für die Arbeit auf Papier gibt es die PDF mit acht Druckseiten in A4.

Ist die Vorlage kostenlos?

Ja. Excel-Datei und PDF laden Sie ohne Anmeldung herunter. Es gibt keine Werbung in den Dateien.

Muss ich mich anmelden?

Nein. Kostenlose Vorlagen laden Sie direkt herunter. Beim Kauf geben Sie nur auf der Zahlungsseite Ihre E-Mail-Adresse an.

Womit öffne ich die Dateien?

PDF-Dateien öffnet jedes Gerät. Word-Dateien öffnen Microsoft Word, LibreOffice und andere Textprogramme. Die Excel-Vorlagen sind für Microsoft Excel gebaut.

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