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Wartungsplan als Excel-Vorlage mit Ampel

Eine Excel-Datei, in der Sie für jede Maschine, jedes Gerät und jedes Fahrzeug festhalten, was wann gewartet werden muss. Nach jeder Wartung schreiben Sie eine Zeile ins Wartungsbuch. Daraus rechnet der Plan den nächsten Termin selbst aus und zeigt mit einer Ampel, was überfällig oder bald fällig ist. Dazu gibt es ein PDF mit sieben Seiten zum Ausdrucken.

Kostenlos

Kostenlos und ohne Anmeldung.

Dateien
Excel-Datei mit Wartungsplan, Wartungsbuch, Ampel und Jahresübersicht (Excel, 63 KB)
PDF mit 7 Seiten zum Ausdrucken (PDF, 7 Seiten, 920 KB)
Thema
Instandhaltung
Lizenz
Nutzung im eigenen Haushalt oder eigenen Betrieb. Lizenz lesen
Version
1.0, Stand 2026-11-08
Hand trägt eine Wartung auf einer Wartungskarte an einer Formatkreissäge in einer Tischlerei ein, daneben ein Klemmbrett mit farbig markiertem Wartungsplan
Nach dem Nachspannen des Keilriemens kommt ein Eintrag auf die Karte an der Säge. Abends steht dieselbe Zeile im Wartungsbuch. Die Excel-Datei schiebt dann den nächsten Termin von allein weiter.

Was ist drin?

Für wen?

Für Handwerksbetriebe, Werkstätten, kleine Produktionen, Hausmeister und Vereine mit eigenen Geräten. Wer bisher mit Zetteln an der Maschine arbeitet, behält die Karte und hat den Überblick zusätzlich in einer Datei. Eine Wartungssoftware braucht es dafür nicht.

Gut zu wissen

Die Betriebssicherheitsverordnung zählt Inspektion, Wartung und Instandsetzung zur Instandhaltung. Dabei sind die Angaben des Herstellers zu berücksichtigen (Paragraf 10 Absatz 1). Art, Umfang und Fristen wiederkehrender Prüfungen legt der Arbeitgeber fest (Paragraf 3 Absatz 6). Die Vorlage nennt deshalb keine Fristen für einzelne Geräte. Welches Intervall gilt, steht in der Betriebsanleitung, in Ihrer Gefährdungsbeurteilung oder im Vertrag mit dem Dienstleister.

Häufige Fragen

Wie rechnet die Datei den nächsten Termin aus?

Zum neuesten Datum aus dem Wartungsbuch zählt sie das Intervall dazu. Ohne Eintrag im Wartungsbuch nimmt sie das Datum, das Sie im Plan als letzte Wartung eintragen. Ein Monat nach dem letzten Januartag ist der letzte Tag im Februar, auch im Schaltjahr. Den letzten Termin müssen Sie deshalb nie überschreiben.

Was bedeuten die Farben der Ampel?

Rot heißt, der Termin ist vorbei. Gelb heißt, er liegt innerhalb der Vorwarnzeit, die standardmäßig 14 Tage beträgt und je Aufgabe änderbar ist. Grün ist alles in Ordnung. Grau erscheint, wenn noch ein Datum oder ein Intervall fehlt.

Welche Fristen gelten für meine Maschinen?

Das hängt vom Gerät ab. Die Betriebssicherheitsverordnung verlangt, dass der Arbeitgeber die Fristen wiederkehrender Prüfungen selbst festlegt und die Herstellerangaben berücksichtigt. In der Spalte Grundlage halten Sie fest, woher ein Intervall stammt.

Was muss in einem Prüfprotokoll stehen?

Nach Paragraf 14 Absatz 7 der Betriebssicherheitsverordnung mindestens Art der Prüfung, Prüfumfang und Ergebnis sowie Name und Unterschrift der befähigten Person. Die Aufzeichnung bleibt mindestens bis zur nächsten Prüfung erhalten, elektronisch ist das erlaubt. Das Protokoll im PDF hat Felder für all diese Angaben.

Funktioniert die Datei ohne Excel?

Sie brauchen ein Tabellenprogramm, das Excel-Dateien öffnet. Makros enthält die Datei nicht. Wer in der Werkstatt lieber auf Papier arbeitet, druckt den Plan, die Wartungskarte oder das Protokoll aus dem PDF.

Kostet die Vorlage etwas?

Nein. Excel-Datei und PDF sind kostenlos und ohne Anmeldung verfügbar.

Muss ich mich anmelden?

Nein. Kostenlose Vorlagen laden Sie direkt herunter. Beim Kauf geben Sie nur auf der Zahlungsseite Ihre E-Mail-Adresse an.

Womit öffne ich die Dateien?

PDF-Dateien öffnet jedes Gerät. Word-Dateien öffnen Microsoft Word, LibreOffice und andere Textprogramme. Die Excel-Vorlagen sind für Microsoft Excel gebaut.

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