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Zeiterfassung als Excel-Vorlage mit Prüfung

Eine Excel-Datei, in der Sie die Arbeitszeit von bis zu zehn Personen erfassen. Sie tragen Beginn, Ende und Pause ein. Die Datei rechnet Arbeitszeit, Soll und Saldo aus und markiert Tage, an denen eine Pause zu kurz war, mehr als zehn Stunden gearbeitet wurde oder die Ruhezeit unter elf Stunden lag. Dazu gibt es ein PDF mit Zetteln zum Ausdrucken.

Kostenlos

Kostenlos und ohne Anmeldung.

Dateien
Excel-Datei für bis zu 10 Personen, rechnet und prüft selbst (Excel, 86 KB)
PDF mit 5 Seiten zum Ausdrucken (PDF, 5 Seiten, 740 KB)
Thema
Arbeitszeit
Lizenz
Nutzung im eigenen Haushalt oder eigenen Betrieb. Lizenz lesen
Version
1.0, Stand 2026-11-08
Ausgedruckter Zeiterfassungsbogen mit handschriftlich ausgefüllten Zeilen auf einem Schreibtisch im Büro einer Bäckerei, daneben ein Laptop mit einer Tabelle
Morgens tragen die Leute ihre Zeiten auf dem Zettel ein. Am Monatsende landen die Zahlen in der Excel-Datei, die gleich zeigt, wo eine Pause gefehlt hat.

Was ist drin?

Für wen?

Für kleine Betriebe, Praxen, Läden, Gastronomie und Handwerk, die keine teure Software einführen wollen. Wer Minijobber beschäftigt, muss deren Zeiten ohnehin aufschreiben. Auch Angestellte können ihre eigenen Stunden damit festhalten.

Gut zu wissen

Das Bundesarbeitsgericht hat am 13. September 2022 entschieden, dass Arbeitgeber Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit erfassen müssen (1 ABR 22/21). Die Datei prüft die Grenzen aus den Paragrafen 3, 4 und 5 des Arbeitszeitgesetzes. Ob eine Pause spätestens nach sechs Stunden lag, kann sie nicht erkennen. Tarifverträge und einzelne Branchen haben teils eigene Regeln. Speichern Sie die Datei jeden Monat unter einem neuen Namen. So bleibt jeder Monat als Nachweis erhalten.

Häufige Fragen

Wie viel Pause ist vorgeschrieben?

Nach Paragraf 4 Arbeitszeitgesetz mindestens 30 Minuten bei mehr als sechs bis zu neun Stunden Arbeit. Bei mehr als neun Stunden sind es 45 Minuten. Die Pause darf in Abschnitte von mindestens 15 Minuten geteilt werden.

Was prüft die Excel-Datei genau?

Für jeden Tag prüft sie, ob die Pause zur Arbeitszeit passt, ob mehr als zehn Stunden gearbeitet wurden und ob seit dem Ende der letzten Schicht elf Stunden vergangen sind. Arbeit an Sonntagen und Feiertagen wird gelb markiert. Auf der Übersicht steht, wie viele Hinweise es je Person gab.

Wie trage ich Urlaub und Krankheit ein?

In der Spalte Abwesenheit wählen Sie U für Urlaub oder K für krank. Der Tag zählt dann so, als wäre das Soll erfüllt. Mit FA tragen Sie Freizeitausgleich ein. Dann sinkt der Saldo um das Soll des Tages.

Wie lange muss ich die Aufzeichnungen aufheben?

Arbeitszeit über acht Stunden am Werktag muss nach Paragraf 16 Arbeitszeitgesetz mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden. Für Minijobs verlangt Paragraf 17 Mindestlohngesetz, Beginn, Ende und Dauer innerhalb von sieben Tagen aufzuschreiben und zwei Jahre aufzuheben.

Funktioniert die Datei ohne Excel?

Sie brauchen ein Tabellenprogramm, das Excel-Dateien öffnet. Makros enthält die Datei nicht. Wer lieber auf Papier arbeitet, druckt den Monatszettel oder die Tagesliste aus dem PDF.

Kostet die Vorlage etwas?

Nein. Excel-Datei und PDF sind kostenlos und ohne Anmeldung verfügbar.

Muss ich mich anmelden?

Nein. Kostenlose Vorlagen laden Sie direkt herunter. Beim Kauf geben Sie nur auf der Zahlungsseite Ihre E-Mail-Adresse an.

Womit öffne ich die Dateien?

PDF-Dateien öffnet jedes Gerät. Word-Dateien öffnen Microsoft Word, LibreOffice und andere Textprogramme. Die Excel-Vorlagen sind für Microsoft Excel gebaut.

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